Op 27 september 2020 wordt het UBO-register live gezet. Dit is een register waar alle uiteindelijke belanghebbenden, ofwel UBO’s, in worden geregistreerd. Je kunt het UBO-register vergelijken met het KvK register, waarbij het mogelijk wordt gemaakt om een UBO uittreksel te downloaden. Op dit uittreksel is dus zichtbaar wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn achter jouw onderneming, dus de aandeelhouders die 25% of meer van de aandelen bezitten. Voor jou als ondernemer en voor ons als Firm24 betekent dat dan ook dat er een aantal zaken zullen veranderen in onze dienstverlening. Hieronder beantwoorden wij alvast wat veel gestelde vragen.
We onderscheiden 5 situaties:
- Oprichting nieuwe BV als natuurlijk persoon;
- Oprichting nieuwe BV met een bestaande holding;
- Oprichting nieuwe BV met meerdere bestaande holdings;
- Wijzigen van een bestaande BV;
- Je hebt een bestaande BV en doet niks
Situatie 1: Een nieuwe BV oprichten als natuurlijk persoon
Als je een nieuwe onderneming opricht is de notaris wettelijk verplicht om jouw nieuwe onderneming in te schrijven in het UBO-register. Dit is vergelijkbaar met de inschrijving die plaatsvindt in het KvK register. Tijdens het oprichtingsproces zal de notaris je dan ook vragen om een UBO-inschrijfformulier te ondertekenen, naast de volmacht en personal data card.
De notaris moet jouw nieuwe onderneming eerst inschrijven in het UBO-register alvorens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel kan plaatsvinden. Je krijgt pas een KvK nummer als jij geregistreerd staat in het UBO-register. Vanuit de Kamer van Koophandel is alvast gewaarschuwd voor eventuele vertragingen met betrekking tot het inschrijven van een nieuwe onderneming, aangezien zij verwachten dat de inschrijving in het UBO-register nog niet volledig vlekkeloos zal gaan. Het kan dus voorkomen dat het wat langer duurt voordat de nieuwe BV onderneming staat ingeschreven in het UBO-register en een KvK nummer ontvangt.
Situatie 2: Een nieuwe BV oprichten met één bestaande holding
De notaris is momenteel al verplicht om ook onderzoek te doen naar jouw bestaande BV. Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:
- de oprichtingsakte, tenzij de BV bij Firm24 is opgericht;
- en een UBO-verklaring, deze ontvang je van ons na het voltooien van de aanvraag.
Wanneer je als enig aandeelhouder van jouw bestaande BV een nieuwe BV komt oprichten zal dit onderzoek hetzelfde eruit blijven zien.
Ook hier zal de notaris je vragen om een UBO-inschrijfformulier te ondertekenen, zodat jouw nieuwe onderneming in het UBO-register wordt geregistreerd. Ook hier geldt dat je pas een KvK nummer krijgt als jij geregistreerd staat in het UBO-register.
Situatie 3: Een nieuwe BV oprichten met meerdere bestaande holdings
Als je een onderneming opricht met meerdere bestaande holdings of een holding waar meerdere aandeelhouders in zitten, dan zal het UBO-onderzoek er iets anders uitzien. Naast de oprichtingsakten van alle bestaande holdings, zullen wij je ook vragen om een kopie te maken van het aandeelhoudersregister. De notaris kan hierdoor precies zien of er wijzigingen zijn geweest binnen de onderneming en wie er in het aandeelhoudersregister genoteerd staan als aandeelhouders. Je kunt gewoon een scan maken van het aandeelhoudersregister hiervoor.
Ook hier zal de notaris je vragen om een UBO-inschrijfformulier te ondertekenen, zodat jouw nieuwe onderneming in het UBO-register wordt geregistreerd. Ook hier geldt dat je pas een KvK nummer krijgt als jij geregistreerd staat in het UBO-register.
Richt jij een BV op met meerdere bestaande holdings, dan hebben wij dus deze documentatie nodig:
- De oprichtingsakten, tenzij de BV bij Firm24 is opgericht;
- Kopie van de betekende pagina’s van het aandeelhoudersregister;
- En een UBO-verklaring, deze ontvang je van ons na het voltooien van de aanvraag.
Situatie 4: Het wijzigen van een bestaande BV (bijv. een aandelenoverdracht)
Als je terugkomt bij de notaris voor het wijzigen van de statuten of het overdragen van aandelen, dan zul je ook te maken krijgen met het UBO-register. De notaris moet immers ook hier weer weten wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn achter de onderneming.
Voor een statutenwijziging en aandelenoverdracht vraagt de notaris daarom naast de oprichtingsakte en legitimatiebewijzen van de aandeelhouders ook het aandeelhoudersregister op, zodat hij kan zien wat de geschiedenis van de onderneming is en wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn. Ook moet de notaris de aandelenoverdracht of statutenwijziging in het aandeelhoudersregister bijhouden.
Het wijzigen van de aandeelhouders kan natuurlijk gevolgen hebben voor de inschrijving in het UBO-register. Dus de notaris zal jouw onderneming in het UBO-register dan ook moeten wijzigen.
Dus kortom voor het wijzigen van jouw onderneming heb je de volgende documenten nodig:
- De oprichtingsakte, tenzij de BV bij Firm24 is opgericht;
- Het echte aandeelhoudersregister;
- En een UBO-verklaring, deze ontvang je van ons na het voltooien van de aanvraag.
Situatie 5: Je hebt een bestaande BV
Heb jij een bestaande onderneming, dan stuurt de KvK jou binnenkort een brief waarin jij als ondernemer de opdracht krijgt om jouw bestaande onderneming te registreren in het UBO-register. In de brief wordt uitgelegd hoe je precies de onderneming inschrijft. Dit kan online via de KvK, via een formulier of via de notaris. Hoe dit precies werkt wordt nog bekend gemaakt. Dit artikel zal daarna worden geupdate. Let op! Dit moet je doen voor 27 maart 2022!
Andere ondernemers bekeken ook: